ExS - ExpoSupport - Targi Nowej Generacji

Moduł dla Organizatora

Moduł organizatora oferuje wiele funkcji, które pozwalają łatwo zarządzać imprezą poprzez definiowanie wszystkich cech charakterystycznych dla tego wydarzenia. Jedną z jego możliwości jest tworzenie wielu ról użytkowników z różnymi uprawnieniami, co pozwala organizatorowi na lepszą alokację obowiązków pośród swego personelu.

Więcej informacji o działaniu tego modułu przedstawią niżej wymienione funkcje.

Konfiguracja targów. Ta część modułu umożliwia definiowanie następujących parametrów:

  • nazwa imprezy targowej, jej opis, charakter, konwencja graficzna (layout, logo, kolory itp.);
  • godziny otwarcia targów, typy biletów wejściowych wraz z określeniem limitu wolumenu oraz harmonogram ich sprzedaży;
  • ustalenie dodatkowych imprez towarzyszących targom wraz z programem, liczbą miejsc i zasadami ich przydziału;
  • harmonogram działań związany z wystawcami;
  • dodatkowo opcja przypomnienia pozwoli efektywnie zarządzać czasem, a także kontrolować terminy wpłat czy przesłania dokumentów;
  • programy rabatowe oraz programy lojalnościowe wraz z zasadami ich prowadzenia;
  • wygląd, rozmiar powierzchni targowej oraz ceny oferowane wystawcom;
  • szablony dokumentów i formularze wykorzystywane podczas targów (np. formularze zamówień dla wystawców);
  • definicje pakietów usług dodatkowych oferowanych wystawcom (wejściówek, materiałów promocyjnych, pakietów statystycznych).

Definicja struktury organizacyjnej. Funkcja umożliwia organizatorowi:
  • definiowanie użytkowników, ich ról w organizacji;
  • nadawanie uprawnień oraz odpowiedzialności (np. osoby obsługujące wystawców, obsługa techniczna);
  • określanie dostępu do bazy danych, statystyk i raportów;
  • filtrowanie bazy według wybranych kryteriów;
  • wybór kanału komunikacji (e-mail, ankieta, newsletter, powiadomienia).

Rejestracja prelegentów i konfiguracja relacji z wystawcami
Opcja pozwoli na wstępne wpisanie prelegenta do harmonogramu imprezy oraz zdefiniowanie  uprawnień dla wystawców.

Obsługa powierzchni targowej
Ta część modułu wspomaga proces rezerwowania i przydzielania powierzchni targowej wystawcom  oraz jej zabudowy i odbioru technicznego.

Katalog wystawców
W tej części modułu tworzony jest katalog targowy z możliwością wykorzystania informacji do prezentacji wystawców w systemie lub do produkcji tradycyjnego katalogu wystawców.

Rozliczenia z wystawcami
Moduł ten pozwala monitorować rozliczenia płatności prowadzone przez organizatora z wystawcami poprzez kontrolę terminów płatności czy kontrolę stanu należności. System umożliwia również wystawienie odpowiednich dokumentów finansowych, w tym faktur pro forma, zbiorowych, a także dokonanie ich korekty. Ponadto ExpoSupport na bieżąco aktualizuje listę wpłat od wystawców czy listę zakończonych transakcji finansowych.

Targowy lub konferencyjny portal informacyjny
  • W tej części modułu organizator może zdefiniować strukturę portalu dla odwiedzających. Portal może składać się z wielu części, takich jak: sekcja z artykułami, informacje o wystawcach, sprzedaż biletów, harmonogram imprez, fora i grupy dyskusyjne, relacje multimedialne z targów i inne. Dodatkowo dzięki integracji z innymi portalami społecznościowymi uczestnicy targów są na bieżąco informowani o najnowszych wydarzeniach. 
  • Zaawansowany panel administracyjny pozwala na dostosowanie portalu do oczekiwań odwiedzających, co skutkuje wzrostem zainteresowania danym wydarzeniem. Dodatkowym atutem portalu jest możliwość publikowania na nim reklam, co w prosty sposób może przełożyć się na wzrost przychodów po stronie organizatora.

Rejestracja odwiedzających i sprzedaż biletów
  • Organizator może prowadzić rejestrację oraz sprzedaż biletów na wydarzenie, jak również na imprezy towarzyszące. Poprzez możliwość stworzenia kategorii biletów organizator może dostosować ofertę do potrzeb rożnych osób odwiedzających targi. Dzięki biletom z kodem kreskowym (lub z chipem) organizator jest w stanie poznać dokładne preferencje właściciela danego biletu, a zarejestrowane na nim zdarzenia mogą przełożyć się na kompleksową  statystykę odwiedzających.
  • Stworzenie identyfikatorów pozwala na nadanie pewnej grupie różnych statusów (np. VIP, goście honorowi, media), dzięki którym może ona przebywać w strefach niedostępnych dla innych uczestników.

Monitorowanie przebiegu imprezy. Ta część modułu umożliwia organizatorowi kontrolowanie zarówno w czasie imprezy, jak i po niej, takich parametrów, jak:
  • liczba odwiedzających z podziałem na kategorie;
  • średni czas przebywania odwiedzających na targach;
  • liczba sprzedanych biletów;
  • liczba osób zgłoszonych na imprezy towarzyszące;
  • miejsca i wystawcy, którymi interesowali się odwiedzający itp.
  • ilość umówionych spotkań w systemie one to one meeting (meeting system).


Obsługa konferencji i prelegentów
W tej części modułu organizator może zdefiniować wykładowców oraz prowadzone przez nich konferencje lub warsztaty. Dodatkowa funkcjonalność wspomaga prelegenta w przygotowaniu i prowadzeniu wykładów oraz daje możliwość opublikowania na portalu WWW informacji o temacie wykładu, agendzie i terminie jego przeprowadzenia. Za pomocą specjalnego interaktywnego mechanizmu głosowania (np. wybór tematów dodatkowych) prelegent ma możliwość ustalenia agendy wystąpienia ze słuchaczami. Dodatkowo wykład prelegenta może odbyć się zdalnie (za pośrednictwem transmisji wideo lub zdalnej prezentacji).

Obsługa zabudowy stoisk
Ta część modułu wspomaga organizatora w procesie zamawiania zabudowy stoisk targowych w firmach zewnętrznych oraz kontroli jej wykonania.

    BCS

    Dostawcą systemu jest Spółka BCS, która od chwili założenia tj. od 1993 roku, specjalizuje się w projektowaniu oraz tworzeniu kompleksowych rozwiązań informatycznych. WIĘCEJ

    Technologia i bezpieczeństwo

    BCS od lat korzysta wyłącznie ze sprawdzonych i wspieranych technologii posiadających odpowiednie gwarancje działania oraz wsparcie producenta. WIĘCEJ

    Moduł dla Organizatora

    Serdecznie zapraszamy do poznania wszystkich możliwości systemu ExpoSupport, w szczególności funkcji dedykowanych dla Organizatorów targów i konferencji. WIĘCEJ

    Moduł dla Wystawców

    Tutaj możecie Państwo poznać możliwości oraz funkcje systemu ExpoSupport przygotowane specjalnie dla Wystawców uczestniczących w targach. WIĘCEJ

    Moduł dla Odwiedzających

    Zapraszamy do przyjrzenia się możliwościom portalu informacyjnego, dedykowanego dla Odwiedzających targi. WIĘCEJ

    Wersja mobilna

    Targowy portal informacyjny posiada "lekką" wersję, przystosowaną do urządzeń mobilnych. WIĘCEJ